Mitgliederverwaltung und Lastschrifteinzüge ab Mai 2016

Wie bereits mehrfach bei verschiedenen Versammlungen berichtet, sind wir seit geraumer Zeit dabei, den Mitgliederbestand zu bereinigen und die Mitgliederverwaltung mit geeigneter Standardsoftware auf eine nachvollziehbare Basis zu stellen, die auch einen Wechsel handelnder Personen erleichtert. Die Daten sind seit den späten Siebziger Jahren des vergangenen Jahrtausends munter gewachsen. Munter ist nicht immer positiv, denn jeder Bearbeiter hat, wie wir sehen, seine eigenen Ideen. Bereinigen heißt dabei insbesondere

• Karteileichen identifizieren und löschen
• zahlende und nichtzahlende Mitglieder sauber voneinander trennen
• Separationen so vollziehen, dass auch komplexere Sorgerechtssituationen berücksichtigt werden
• Ehemalige Schüler im Freundeskreis, die (noch) keine eigenen Kinder an der Schule haben, mit den Alumni  in Verbindung bringen und die Netzwerke zum Vorteil der Schüler aktiv nutzen
• in einem weiteren Schritt dann die Datenbestände aktualisieren und - ganz wichtig für unsere Komunikation - E-Mailadressen ergänzen. 

Im Laufe der Jahre veränderten sich nicht nur die technischen Möglichkeiten, sondern auch zum Beispiel die Datenschutzgesetze, so dass wir gezwungen sind, die Adressbesände des Freundeskreises von denen der Schule zu trennen ... sehr bedauerlich, denn EINE zentral gepflegte Adressdatei hätte beträchtliche Bequemlichkeiten zu bieten. Künftig ist es beispielsweise erforderlich, Adressänderungen dem Freundeskreis separat mitzuteilen, wenn man nicht die Schule explizit bittet, die Adressänderung auch dem Freundeskreis weiterzureichen. Alles zwar keine Hexerei, aber es sollte bitte nicht vergessen werden :-)

Wir haben uns nach umfangreichen Tests für die Software MeinVerein von Buhldata entscheieden. Zum einen ist es eine der preiswertesten Lösungen bei gleichzeitig gutem, wenn auch nicht optimalem, Funktionsumfang. Die Beiträge für den Monat Mai sowie viertel- und halbjährliche Zahler haben wir am 15. Mai erstmailg mit der neuen Software eingezogen. Mit Spendern, die große drei- und vierstellige Summen spenden, haben wir uns im Vorfeld telefonisch abgestimmt ... mit teilweise überraschendem Ergebnis. Es schien uns erforderlich, um später Rücklastschriften und verärgerte Ehemalige zu vermeiden. Soweit, so gut. Vorsorglich bitten wir Euch alle, Eure Kontoauszüge zu kontrollieren und Euch bei Unstimmigkeiten - am liebsten per Mail, aber gerne auch telefonisch - zu melden.

Um Mißverständnissen vorzubeugen hier die Turnusplanung für Lastschrifteinzüge, die weitgehend durch die Software vorgegeben ist. Abgebucht werden

• monatliche Beiträge in den ersten Tagen des Monats
• vierteljährliche Beiträge jeweils in den ersten Tagen von Januar, April, Juli und Oktober
• halbjährliche Beiträge jeweils in den Ersten Tagen von April und Oktober
• jährliche Beiträge in den ersten Julitagen.

Die Abbuchung für das zweit Quartal und das erste Halbjahr 2016 erfolgte mit der aktuellen Buchung vom 15. Mai.

Wenn Jemandem dieser Rhythmus Umstände bereitet: Bitte formlos melden, damit wir eine individuelle Lösung vereinbaren können.

Nicht optimal ist diese Software übrigens für das Erstellen der Spendenbescheinigungen von Selbstzahlern  und bei zweckbestimmten Einzelspenden. Aber das Problem lösen wir im Dezember. Ein großer Vorteil ist die Teamfähigkeit, so dass Schatzmeisterin, Geschäftsführer und Vorstand unabhängig voneinenader mit den Daten ihre Aufgaben erledigen können.